Operator: Asociația Română de Cercetare Oncologică pentru Femei (A.R.C.O.F.)
Cod fiscal: 52029298
Contact pentru orice chestiune legată de datele tale: contact@arcof.ro
Documentul descrie ce date colectăm prin platforma arcof.ro, de ce, pe ce temei, cât le păstrăm și cui ajung. E scris să corespundă exact cu ce face platforma. Dacă găsești o nepotrivire între ce scrie aici și ce se întâmplă, scrie-ne: e o eroare pe care vrem s-o îndreptăm.
CE DATE COLECTĂM ȘI PENTRU CE
1. Contul tău. Nume, prenume, adresă de email, parolă (păstrată doar ca amprentă criptografică, niciodată în clar), și opțional telefon, oraș, județ. Temei: executarea relației cu tine, la cererea ta. Fără ele nu putem ține un cont.
2. Calitatea de membru. Categoria, profesia, specializarea, instituția, codul de parafă, documentele doveditoare încărcate, numărul de înregistrare, datele cotizației. Temei: executarea contractului de membru și statutul asociației.
3. Plățile. Suma, moneda, tipul, momentul, starea, iar pentru facturi datele de facturare. Numerele cardurilor nu ajung niciodată la noi: ele se introduc direct la procesatorul de plăți. Temei: obligație legală (evidența contabilă) și executarea contractului.
4. Înscrierile la evenimente. Nume, adresă de email, telefon, răspunsurile la câmpurile suplimentare ale evenimentului, prezența și rolul, creditele EMC obținute. Temei: executarea înscrierii; pentru credite, obligațiile față de Colegiul Medicilor.
5. Comunicările prin email. Adresa, tipul mesajului, momentul și starea lui — trimis, livrat, deschis, respins. Temei: interes legitim, ca să putem răspunde la „nu am primit nimic”.
6. Newsletterul. Adresa, prenumele dacă îl dai, fluxurile alese, momentul și adresa IP a consimțământului, textul acceptat. Temei: consimțământul tău, confirmat pe email.
7. Directorul de membri. Numele, profesia și câmpurile pe care le bifezi tu. Temei: consimțământul tău, retractabil oricând, cu efect imediat.
8. Formularul 230. Nume, prenume, inițiala tatălui, codul numeric personal, adresa, telefonul, adresa de email, anii pentru care redirecționezi. Codul numeric personal se păstrează criptat și apare doar pe formularul care se depune la ANAF. Temei: consimțământul tău expres.
9. Jurnalul de acțiuni. Ce s-a întâmplat în cont — autentificări, schimbări de parolă și de date — cu adresa IP și programul folosit. Temei: interes legitim, pentru securitatea conturilor și pentru a putea răspunde la reclamații.
CÂT PĂSTRĂM DATELE
- Contul: cât timp îl ai. Îl poți șterge oricând, din contul tău.
- Conturile neconfirmate, fără nicio activitate: douăsprezece luni, apoi se șterg singure.
- Documentele contabile — facturi, plăți încasate, contracte: zece ani, cât cere legea contabilă. Nu le putem șterge la cerere.
- Plățile pornite și niciodată finalizate: douăsprezece luni.
- Formularele 230: cinci ani de la depunere, apoi se anonimizează automat — rămân doar anul și starea, fără date personale.
- Newsletterul: cât timp ești abonată. Cine cere abonarea și nu o confirmă în treizeci de zile se șterge automat.
- Jurnalul de emailuri: douăzeci și patru de luni.
- Jurnalul de acțiuni: evenimentele se păstrează, dar adresa IP și programul folosit se șterg după douăzeci și patru de luni.
Toate termenele de mai sus sunt aplicate automat, de un job care rulează zilnic. Nu depind de cineva care își amintește să facă curat.
COPIILE DE SIGURANȚĂ
În fiecare noapte se face o copie completă a bazei de date, ca datele să nu se piardă la o defecțiune. Copia e cifrată, stă în același spațiu privat ca celelalte fișiere ale platformei și se șterge automat după 35 de zile.
Ce înseamnă asta pentru tine, concret: dacă îți ștergi contul astăzi, datele dispar imediat din platformă, dar mai există în copiile de siguranță până când se șterg și ele, în cel mult 35 de zile. Copiile nu se folosesc pentru nimic altceva decât pentru repunerea în funcțiune după un incident, iar dacă una ar fi vreodată restaurată, ștergerea ta se aplică din nou.
CUI AJUNG DATELE
Nu vindem și nu închiriem date nimănui. Le prelucrează, în numele nostru și pe baza unor contracte de împuternicire, șase furnizori:
- Vercel Inc. — găzduirea platformei. Prelucrează datele care trec prin site, plus jurnalele tehnice de acces.
- Neon Inc. — baza de date în care stau toate cele de mai sus. Datele sunt găzduite în Uniunea Europeană.
- Stripe Payments Europe, Ltd. — procesarea plăților cu cardul și a abonamentelor. Datele cardului se introduc direct la ei; noi primim doar rezultatul plății și ultimele cifre.
- Resend (Plaza Technologies, Inc.) — trimiterea emailurilor. Primește adresa destinatarului, subiectul și conținutul mesajului.
- Cloudflare, Inc. — verificarea antispam a formularelor publice. Primește adresa ta IP și date tehnice despre browser, pentru durata verificării. Nu primește nimic din ce completezi în formular.
- Google LLC — statistica de trafic (Google Analytics), NUMAI dacă ai acceptat cookie-urile de analiză. Primește pagina vizitată, tipul de dispozitiv și un identificator aleatoriu de browser. Nu primește numele, adresa ta de email sau conținutul formularelor. Dacă refuzi, scriptul nu se încarcă deloc.
Vercel, Resend, Cloudflare și Google sunt companii americane. Transferul se face pe baza clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană și, unde e cazul, a Cadrului de confidențialitate a datelor UE–SUA.
În afara lor, datele mai ajung la autorități — ANAF, pentru formularele 230 depuse centralizat și pentru evidența contabilă — și la contabilul asociației, în limita documentelor financiare.
DREPTURILE TALE
Ai dreptul de acces, de rectificare, de ștergere, de restricționare, de portabilitate și de opoziție, plus dreptul de a-ți retrage oricând un consimțământ, fără ca retragerea să afecteze ce s-a întâmplat înainte de ea.
Trei dintre ele se exercită direct din contul tău, fără să ne scrii și fără să aștepți:
- accesul și portabilitatea — butonul de export îți dă toate datele într-un fișier;
- rectificarea — îți editezi datele din profil;
- ștergerea — butonul de ștergere a contului, cu confirmare pe email.
Ștergerea elimină datele personale, dar păstrează documentele contabile cerute de lege, fără identitate. Pentru orice altceva, scrie-ne la contact@arcof.ro; răspundem în cel mult treizeci de zile.
Dacă nu ești mulțumită de răspuns, te poți adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (dataprotection.ro).
CONSIMȚĂMÂNTUL
Cerem consimțământ separat pentru fiecare scop: newsletterul pentru medici, newsletterul pentru paciente, apariția în directorul de membri, raportul de impact, cookie-urile de analiză. Nicio bifă nu e pusă dinainte, iar una nu se aplică pentru alta.
Statistica de trafic e singurul lucru de pe site care depinde de o bifă tehnică: până nu o accepți, scriptul Google nu se încarcă. Retragerea are efect pe loc, nu la următoarea vizită.
Păstrăm un registru al consimțămintelor: pentru fiecare, momentul, adresa IP și **textul exact** pe care l-ai citit atunci. Îl poți vedea în exportul datelor tale.
Datele nu se folosesc în alt scop decât cel pentru care le-ai dat. Concret: cine nu s-a abonat la newsletter nu primește campanii; cine s-a dezabonat nu le mai primește, indiferent din ce listă ar fi selectat; codul numeric personal din formularul 230 nu apare în niciun alt export; în directorul de membri se văd doar câmpurile bifate de fiecare.
SECURITATE
Parolele se păstrează ca amprente criptografice, obținute cu un algoritm gândit să fie lent și costisitor de spart, nu în clar. Codurile numerice personale sunt criptate.
Fișierele încărcate — dovezi de liberă practică, adeverințe, certificate, formulare 230 — stau într-un depozit privat, fără adresă publică. Nu folosim linkuri temporare semnate: fiecare descărcare trece printr-o rută care verifică la momentul cererii cine ești și dacă documentul e al tău. Un link temporar scurs rămâne valabil până expiră; o verificare la fiecare cerere, nu.
Traficul e obligatoriu criptat, iar browserul e instruit să nu accepte nici măcar o singură cerere necriptată către arcof.ro. Paginile declară de unde au voie să încarce cod, ca un script străin să nu poată rula chiar dacă ar ajunge în conținut.
Formularele publice au limită de trimiteri, iar autentificarea blochează contul temporar după încercări repetate cu parolă greșită.
Accesul la administrare e limitat pe roluri, iar acțiunile administrative se înregistrează cu autor și moment.
MODIFICĂRI
Dacă politica se schimbă, versiunea de aici se actualizează. Data ultimei actualizări apare la finalul paginii.